Proposition d’amendements aux Statuts de l’ACA

Le Bureau de Direction de l’ACA recommande d’apporter les amendements suivants aux Statuts de l’ACA, afin de scinder en deux le poste existant de Secrétaire-Trésorier/Trésorière pour en faire deux postes distincts. Actuellement, le/la Secrétaire-Trésorier/Trésorière fait partie du Bureau de Direction avec un mandat de quatre (4) ans. À l’avenir, les personnes élues aux postes tant de Trésorier/Trésorière que de Secrétaire feront de même partie du Bureau de Direction pour un mandat de quatre (4) ans. Cela permettra d’alléger la charge de travail de ces positions et de faciliter le recrutement de candidat-es qualifié-es pour ces postes.

Le mandat de Secrétaire sera d’une durée de deux ans (2021-2023) pour commencer, afin que de s’assurer que les mandats de Trésorier/Trésorière et de Secrétaire soient échelonnés au moment de leur renouvellement, afin d’assurer la continuité du Bureau de Direction.

Le texte intégral des Statuts (Constitution) actuels peut être consulté ici.

Vous pouvez consulter ci-dessous les amendements proposés par le Bureau de Direction pour les sections concernées. Toutes les sections ne figurant pas ci-dessous resteront inchangées, bien qu’il puisse être nécessaire de renuméroter les sections lors de l’ajout de paragraphes.


Section 1.3 Formulation actuelle

Sceau
Le sceau dont l’impression apparaît en marge est reconnu comme le sceau de l’Association. La garde en est confiée au Secrétaire/Trésorier.

Section 1.3 Amendement proposé

Proposition de couper cette section puisque l’Association ne possède pas de sceau corporatif.

Section 3.7 Révision proposée

Retrait
Les membres de l’Association peuvent se retirer de cette dernière en s’adressant au Président, ou au Secrétaire-Trésorier au/à la Secrétaire ou au/à la Trésorier/Trésorière. Néanmoins, dans un tel cas, les frais d’adhésion ne seront pas remboursés.

Section 4.7 Révision proposée

Programme de la Conférence annuelle
Le comité affecté au programme devra recevoir l’autorisation du Secrétaire-Trésorier du Trésorier/de la Trésorière avant de dépenser les fonds nécessaires pour la préparation de la conférence annuelle. Les dépenses supplémentaires anticipées devront être approuvées a priori à l’avance par le/la Président-e

Section 5.4 Révision proposée

Élection des Administrateurs/Administratrices principaux
Les membres de l’Association éliront quatre (4) cinq (5) directeurs/directrices pour un mandat de quatre (4) cinq (5) ans (les « administrateurs/administratrices principaux »)…

Section 5.4.3 Révision proposée

Un administrateur/une administratrice sera élu-e lors de la première Assemblée générale annuelle suivant l’approbation de ces Statuts et tous les quatre (4) ans par la suite. Les membres souhaitent le/la voir nommé par le Bureau exécutif au poste de Secrétaire-Trésorier Trésorier/Trésorière.

Section 5.4.4 Ajout proposé

Un administrateur/une administratrice sera élu-e lors de la première Assemblée générale annuelle suivant l’approbation de ces Statuts pour un mandat de deux (2) ans puis à nouveau tous les quatre (4) ans par la suite. Les membres souhaitent le/la voir nommé-e par le Bureau exécutif au poste de Secrétaire.

Section 5.14 Révision proposée

Personnel
Le Bureau exécutif a la possibilité d’engager de temps à autre des employés pour assister l’Association dans le déroulement de ses opérations. Tous ces employés doivent s’en rapporter au Bureau exécutif de l’Association par l’intermédiaire du Secrétaire-Trésorier du/de la Trésorier/Trésorière.

Section 6.2 Révision proposée

Postes d’administrateurs administratifs
Les membres du Bureau Directeurs/Directrices nommeront les administrateurs suivants :

  1. Président-e ;
  2. Président élu; Président-e entrant-e; et/ou
  3. Président-e sortant-e ; et
  4. Vice-Président-e ; et
  5. Secrétaire-Trésorier Trésorier/Trésorière ; et
  6. Secrétaire.

Section 6.3.5 Révision proposée

Secrétaire-Trésorier Trésorier/Trésorière
Ce poste peut être combiné au poste de Secrétaire, à la discrétion du Bureau de Direction.

Le Secrétaire-Trésorier aura la responsabilité générale des questions administratives relatives à l’Assemblée générale annuelle ou aux actions du Bureau exécutif. Le Secrétaire-Trésorier tiendra à jour la liste des membres de l’Association, correspondra avec eux (dans les deux langues officielles, au besoin) et rédigera les rapports et les procès-verbaux des Assemblées générales annuelles, dont il fournira des copies.

Le Secrétaire-Trésorier Le/la Trésorier/Trésorière, en tant que chef comptable de l’Association, aura la responsabilité de l’enregistrement et de l’administration de toutes les transactions financières de l’Association et présentera le rapport comptable annuel des registres financiers de l’Association.

Le Secrétaire-Trésorier Le/la Trésorier/Trésorière aura, de pair avec le/la Président-e, autorité pour signer au nom de l’Association. Cette autorité peut être attribuée à une autre personne par le Secrétaire-Trésorier le/la Trésorier/Trésorière, sous réserve de l’approbation du Bureau exécutif.

Le/la Trésorier/Trésorière préparera les registres de la comptabilité annuelle pour les soumettre à l’appréciation des membres du Bureau de direction lors de leur dernière réunion annuelle avant l’Assemblée générale annuelle. Les déclarations financières annuelles seront ensuite présentées à l’assemblée générale des membres pour être examinées et approuvées lors de l’Assemblée générale annuelle. Le/la Trésorier/Trésorière préparera un budget annuel devant être présenté à la réunion d’automne du Bureau de Direction de l’Association. Le budget annuel sera ensuite présenté à l’assemblée générale des membres pour être examiné et approuvé lors de l’Assemblée générale annuelle.

Le/la Trésorier/Trésorière devra travailler en coordination avec le/la Secrétaire pour s’assurer que la liste des membres de l’Association reste à jour.

Section 6.3.6 Ajout

Le poste de Secrétaire pourra être combiné avec celui de Trésorier/Trésorière à la discrétion du Bureau de Direction.

Le/la Secrétaire aura la charge de s’assurer de la bonne marche de l’organisation de l’Assemblée générale annuelle et des réunions du Bureau de Direction, ainsi que d’en enregistrer les minutes.

Le/la Secrétaire enregistrera les minutes de l’Assemblée générale annuelle ainsi que des réunions du Bureau de Direction, qui se tiennent au moins deux fois par an. Le/la Secrétaire affichera les minutes de l’Assemblée générale annuelle et l’ordre du jour des réunions sur le site Internet de l’Association, dans le « Coin du Secrétariat », dans un délai d’un (1) mois après l’Assemblée générale annuelle. Le/la Secrétaire soumettra au Bureau de Direction les minutes et l’ordre du jour de toutes les réunions du Bureau de Direction dans un délai de deux (2) mois. Le/la Secrétaire devra gérer les archives de l’Association et veiller à leur bon état de conservation.

Le/la Secrétaire fournira une copie des minutes de la précédente Assemblée générale annuelle aux membres de l’Association avant la réunion suivante.

Le/la Secrétaire devra assister à toutes les discussions administratives générées par l’Assemblée générale annuelle et les réunions du Bureau de Direction.

Le/la Secrétaire devra travailler en coordination avec le/la Trésorier/Trésorière pour s’assurer que la liste des membres de l’Association reste à jour.

Section 9.1 Révision proposée

Année fiscale
L’année fiscale de l’Association commencera le 1er avril janvier et se termine terminera le 31 mars de l’année suivante décembre. Les cotisations sont dues au 1er avril annuelles seront payables le 1er janvier pour les membres réguliers. L’adhésion « verte » dure une année à partir de la date du paiement, et le paiement est renouvelé d’année en année. Les fonds provenant des cotisations annuelles et d’autres sources doivent être disponibles pour les serviront aux opérations courantes, les aux publications et les autres dépenses en adéquation avec les conformes aux objectifs de l’Association et à son budget préalablement approuvé. Les changements dans les redevances doivent être approuvés par les la structure des cotisations seront soumis au vote à la majorité simple des membres présents à l’Assemblée générale annuelle à la majorité simple.