Le/la Président·e élu·e succédera au/à la Président·e et assumera la présidence lorsque son mandat de deux ans sera arrivé à son terme. Le/la Président·e élu·e agira à la demande du/de la Président·e pour constituer les comités ou autres dispositifs nécessaires au bon fonctionnement de l’Association. 

Le/la Président·e fera participer le/la Président·e élu·e aux réunions, aux courriels et à la correspondance, afin d’exercer un mentorat et de faire connaître au/à la Président·e élu·e les affaires courantes de l’Association. 

Afin de renforcer la familiarité dans l’Association, le/la Président·e pourra assigner certaines tâches au/à la Président·e élu·e ou l’encourager à soutenir les membres du Bureau de direction dans le travail de l’Association. 

Le/la Président·e sortant·e aidera le/la Président·e afin d’assurer le bon fonctionnement de l’Association. Le/la Président·e sortant·e agira à la demande du/de la Président·e pour présider de temps à autre les comités qui pourraient être créés ou pour traiter de sujets d’intérêt particulier pour l’Association. Le/la Président·e sortant·e assumera la charge du/de la Vice-Président·e dans l’éventualité de l’absence de ce dernier/cette dernière. 

Dans le courant de l’année, le/la Président·e sortant·e pourra entreprendre un projet particulier ou une tâche liée à l’Association, tel qu’approuvé par le/la Président·e et le Bureau de direction.

Le/la Président·e sortant·e assistera à toutes les réunions du Bureau de direction ainsi qu’à la Réunion annuelle. 

Dans l’éventualité du décès ou de la démission du/de la Président·e, le/la Vice-Président·e assumera tous les devoirs de cette charge jusqu’à ce qu’un nouveau/une nouvelle Président·e soit élu·e. 

Le/la Vice-Président·e assumera les devoirs du/de la Président·e dans l’éventualité de l’absence de ce dernier/de cette dernière, et pourra, à la place du/de la Président·e, mais avec l’assentiment du Bureau de direction, signer tous les contrats et les remboursements financiers au nom de l’Association. 

Le/la Vice-Président·e pourra, à la demande du/de la Président·e, constituer des comités et lancer des projets spéciaux ou des initiatives nécessaires pour le fonctionnement efficace et/ou la croissance de l’Association. 

Le/la Vice-Président·e soutiendra le Comité des prix et agira comme membre du comité pour prendre part aux diverses tâches telles qu’indiquées par le/la Président·e du Comité. Le/la Vice-Président·e veillera à la préparation des plaques devant être présentées aux récipiendaires des différents prix de l’Association, et au nom de l’Association. Le/la Vice-Président·e présentera tous les prix lors de la Réunion annuelle et du Banquet annuel, à l’exception du Prix Smith-Wintemberg.

Le/la Vice-Président·e assistera à toutes les réunions du Bureau de direction, à l’Assemblée générale annuelle et à la Conférence annuelle. 

Description du poste :

D’après la Constitution, section 6.3.6 (mise à jour 2021) 

Le poste de Secrétaire peut s’exercer en même temps que le poste de Trésorier/Trésorière selon le bon vouloir du Bureau de direction. 

Le/la Secrétaire a pour tâche de veiller à ce que l’Assemblée générale annuelle et les réunions du conseil d’administration soient efficacement organisées et d’en consigner les procès-verbaux.

Le/la Secrétaire consignera le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle ainsi que des réunions du Bureau de direction, qui ont lieu au moins deux fois par an. Le/la Secrétaire affichera le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle et les ordres du jour sur le site Internet de l’Association dans le « Coin du secrétariat » dans le mois suivant l’Assemblée générale annuelle. Le/la Secrétaire procurera au Bureau de direction le procès-verbal et les ordres du jour de toutes les réunions dans les deux mois suivants. 

Le/la Secrétaire entretiendra et gèrera les archives de l’Association. 

Le/la Secrétaire procurera une copie du procès-verbal de l’Assemblée générale de l’année précédente aux membres de l’Association avant la nouvelle Assemblée générale. 

Tâches principales

Procès-verbaux des réunions

• Consigner le procès-verbal lors de chaque réunion du Bureau de direction (y compris les réunions intermédiaires) et les diffuser auprès des membres du Bureau de direction le plus rapidement possible. 
• Lorsque les procès-verbaux ont été révisés le cas échéant, les télécharger le plus tôt possible sur le site Internet de l’ACA (à l’attention des membres et du Bureau de direction). 
• Préparer le programme de l’Assemblée générale annuelle et le diffuser auprès des membres avant l’Assemblée, ainsi que le procès-verbal de l’Assemblée générale de l’année précédente (la liste des adhérents se trouve dans le « Coin du secrétariat »).
• Consigner le procès-verbal de l’Assemblée générale au moment de la Conférence annuelle. 
• Diffuser le procès-verbal de l’Assemblée Générale annuelle le plus rapidement possible auprès des membres (la liste des adhérents se trouve dans le « Coin du secrétariat »).
• Pour la présentation, se référer aux procès-verbaux des réunions du Bureau de direction et des Assemblées générales annuelles précédentes. 

Autres tâches

• Vérifier régulièrement les courriels reçus sur le compte du Secrétariat de l’ACA et y répondre.
• Travailler en coordination au besoin avec le/la Président·e et les autres membres du Bureau de direction. 
• Afficher les offres d’emploi sur le site Internet de l’ACA au moment où elles sont réceptionnées ou se référer à la Webmestre pour le faire.
• Contribuer volontairement à d’autres besoins ponctuels de l’ACA (par exemple, siéger sur des comités) si le/la Secrétaire a la capacité de le faire. 

Le/la webmestre est nommé·e par le Bureau de direction de l’ACA sur la base d’un contrat annuel pour administrer le site Internet et les pages associées au domaine de l’Association canadienne d’archéologie, canadianarchaeology.com. Les tâches de maintenance annuelles sont, entre autres :

• Apporter un soutien technique à tous les utilisateurs du site (personnel de la Direction ou de l’organisation de la Conférence, de la coordination des médias sociaux, équipe éditoriale du Journal canadien d’archéologie ou membres de l’ACA)
• Gérer la configuration du compte d’hébergement web et du serveur web 
• Gérer les comptes de messagerie et les redirecteurs associés au nom de domaine de l’ACA 
• Effectuer les mises à jour logicielles de Drupal et d’Open Journal Systems (OJS) (mises à jour de sécurité, mises à jour du noyau et des modules, y compris CiviCRM) si nécessaire pour assurer le bon fonctionnement des sites Internet de l’ACA
• Rechercher et tester de nouveaux modules pour ajouter des fonctionnalités aux sites Internet en fonction des demandes du Bureau de direction de l’ACA 
• Assurer la liaison avec l’hébergeur concernant les problèmes de service (par exemple, temps de réponse lent du serveur, problèmes de connexion client) au nom du Bureau de direction de l’ACA 
• Mettre en place, sur demande, l’accès IP et les comptes d’utilisateurs pour les membres institutionnels sur demande 
• Créer et surveiller les bulletins de vote en ligne et communiquer les résultats des élections au Bureau de direction de l’ACA
• Envoyer par courriel les circulaires aux membres de l’ACA à la demande du Bureau de direction 
• Mettre les contenus à jour (y compris les contenus relatifs à la Conférence) à la demande du Bureau de direction 
• Assurer la liaison avec la traductrice de l’ACA pour fournir le contenu du site Internet et les communications par courriel envoyées par l’intermédiaire du site, en anglais et en français
• Créer et gérer les formulaires d’inscription/de paiement en ligne pour la Conférence
• Créer et gérer les formulaires d’inscription et de renouvellement d’adhésion en ligne
• Gérer en ligne l’ensemble des sessions, des propositions de communications et des résumés pour la Conférence 
• Sécuriser et installer des certificats SSL pour les sites Internet de l’ACA
• Procurer un soutien technique à tous les usagers des soumissions en ligne du JCA à https://cja.canadianarchaeology.com
• Gérer et fournir un support pour les comptes Sync (stockage de fichiers cloud) 

Le Coordinateur/ la Coordonatrice se rapportera au/à la Président·e de l’ACA et au Trésorier/à la Trésorière de l’ACA ou au superviseur que le Bureau de direction de l’ACA lui indiquera. Dans ce rôle, le Coordinateur/ la Coordonatrice respectera les principes énoncés dans le Guide des communications de l’ACA. Le Coordinateur/ la Coordonatrice partagera les informations et fera la promotion des activités de l’ACA par le canal des médias sociaux, et en utilisant les médias sociaux de l’ACA pour mettre en valeur d’autres initiatives en lien avec l’archéologie, et partager des informations au sujet de l’archéologie au Canada. 

Le Coordinateur/ la Coordonatrice continuera de déveloper et de mettre à jour le Guide des communications de l’ACA en fonction de ses disponibilités. Il/elle rédigera également deux fois par an un court rapport d’activité et d’analyse des médias sociaux de l’ACA (nombres d’abonnés, engagements, etc.) pour le Bureau de direction de l’ACA (en prévision des deux réunions annuelles du Bureau, à la fin octobre-début novembre, et lors de la Conférence annuelle à la fin avril-début mai).  

Le Coordinateur/ la Coordonatrice communiquera avec le/ la Président·e de l’ACA pour s’assurer que toutes les informations pertinentes soient diffusées auprès des membres par le canal des médias sociaux de l’ACA.  

Principales responsabilités :

• Gestion des comptes : superviser et actualiser les comptes Facebook, X (anciennement Twitter), et Instagram de l’ACA.
• Création de contenu : Rédiger un contenu intéressant, attractif visuellement et accessible, pour promouvoir les nouvelles, les évènements, les recherches et les initiatives de l’ACA. 
• Engagement communautaire : répondre à temps aux messages, aux commentaires et aux questions, de façon professionnelle, pour produire un environnement en ligne accueillant. 
• Planification : Prévoir et programmer les publications pour assurer une présence en ligne cohérente à travers les différentes plateformes. 
• Collaboration : Travailler en contact étroit avec la direction et les comités de l’ACA, ainsi qu’avec la communauté archéologique canadienne au sens large, pour partager les mises à jour pertinentes et donner de la visibilité au travail de l’Association. 

Heures travaillées : 

• 5 heures par mois. 
• En étant notifié à l’avance, le Coordinateur/ la Coordonatrice pourra se voir demander certains mois de travailler plus ou moins. Il/elle soumettra un décompte horaire mensuel au superviseur. 

Durée de l’emploi :

• Un an avec possibilité de renouvellement

Taux de rémunération : 

• Selon les termes du contrat.
• Le Coordinateur/ la Coordonatrice soumettra un décompte mensuel (dates, heures travaillées, tâches effectuées) au Trésorier/ à la Trésorière et au/à la Président·e de l’ACA le dernier jour de chaque mois ou, dans le cas où ce jour tomberait une fin de semaine ou un jour férié, le jour ouvrable suivant. 

Description du Comité des prix 

Le Comité des prix a pour objectif de servir de comité central chargé d’évaluer toutes les nominations et candidatures aux prix et bourses de l’ACA. Le Comité passe également en revue les critères d’éligibilité et suggère au besoin, au Bureau de direction, des mises à jour des descriptions des prix. 

Le nombre des membres du Comité n’est pas fixé, mais nous souhaitons qu’il soit composé d’au moins cinq membres actifs en tout temps (y compris le/la Président·e du Comité). Le/la Vice-Président·e est membre du Comité des prix. Celui-ci s’efforcera d’être représentatif des différentes composantes du pays et de ses deux langues officielles par les différentes origines de ses membres. Le/la Président·e de l’ACA est inclus·e dans les délibérations d’attribution des prix. 

Les membres ont l’obligation de siéger durant deux ans sur le comité et peuvent s’ils le souhaitent y rester après ces deux années. En fonction du nombre de nominations ou de candidatures reçues, des sous-groupes peuvent être constitués au sein du comité pour s’occuper de certains prix en particulier. Il est possible de recourir à des spécialistes pour aider à évaluer les propositions ou les candidatures au besoin (par exemple, pour le Prix Daniel Weetaluktuk).

Les nominations aux prix et les candidatures aux bourses sont évaluées de façon indépendante par chacun des membres. Les membres reçoivent les documents sous forme électronique et il leur est demandé de remplir un formulaire d’évaluation pour chaque nomination et chaque candidature, ces formulaires étant ensuite compilés par le/la Président·e. Les décisions sont annoncées chaque année d’abord durant l’Assemblée générale annuelle, puis lors du banquet. Les membres du Comité peuvent se rencontrer virtuellement à tout moment de l’année pour discuter des affaires relevant du Comité ainsi que durant la période d’évaluation, si cela leur convient. 

Toutes les nominations aux prix et les candidatures aux bourses doivent être déposées pour le 15 février, à l’exception du Prix Daniel Weetaluktuk. Cette date de tombée a été choisie pour laisser suffisamment de temps entre les soumissions et la Conférence annuelle (qui se tient généralement au printemps), mais elle peut être retardée si nécessaire. Les nominations et candidatures peuvent être rédigées en français ou en anglais. 

Tâches principales

• S’assurer auprès de la webmestre et de la traductrice que les informations relatives aux prix soient justes et présentées sur le site Internet. 
• Collecter toutes les nominations et les candidatures et les transmettre aux membres du Comité au début du processus d’évaluation. 
• Informer le Bureau de direction de l’état des travaux, surtout durant le processus de nomination et d’évaluation, ainsi que, durant l’Assemblée générale annuelle, du nombre des nominations et candidatures reçues, et des décisions d’attribution. 
• Organiser des réunions si nécessaire avec les autres membres du Comité.
• Recruter autant de membres du Comité que nécessaire et conserver une liste des membres anciens et actuels. 
• S’assurer qu’il n’existe aucun conflit d’intérêt majeur en ce qui concerne les nominations et les membres du Comité, auquel cas il est requis d’en informer le/la Président·e.
• Se concerter avec le Trésorier/la Trésorière pour ce qui concerne les certificats et les chèques.
• Se concerter avec le/la Vice-Président·e pour ce qui concerne les plaques.
• Archiver les données et transmettre toutes les informations pertinentes au/à la Président·e suivant·e. 
• Préparer un diaporama pour la cérémonie de remise des prix. 

Façons de contacter les récipiendaires des prix : 

• Lettre formelle (une lettre type est fournie)
• Courriel au récipiendaire en CC avec les personnes en charge de sa nomination 
• Dans l’idéal, le ou la récipiendaire devrait être présent·e à la cérémonie de remise des prix qui se tient durant le banquet. Voir avec le Bureau de direction comment se déroule cette cérémonie. 

Façons de contacter les personnes n’ayant pas reçu de prix : 

• Lettre formelle (une lettre type est fournie)
• Courriel à la personne ou aux personnes en charge de la nomination